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Onboarding di un nuovo cliente

🔗 Apri nel BackOffice​

I contatti azienda non hanno una voce di menu: si gestiscono dal dettaglio dell'azienda.

🎯 Cosa otterrai​

Un'azienda cliente operativa nel sistema, con sedi, referenti, lavoratori e relative mansioni e rischi: tutto quanto serve per pianificare la formazione e fatturare i corsi erogati.

🕒 Quando usarlo​

  • All'avvio di un nuovo rapporto con un'azienda cliente.
  • Quando si converte un'azienda esistente in cliente (es. era solo fornitore).

📋 Prerequisiti​

  • Permessi di creazione su Aziende e Lavoratori (se il pulsante "Nuovo" non compare, mancano i diritti: vedi le FAQ).
  • Partita IVA dell'azienda (e codice fiscale se diverso).
  • Codice ATECO (per il livello di rischio di default).
  • Eventuale CCNL applicato.
  • Elenco delle sedi operative.
  • Elenco dei referenti aziendali con email/telefono.
  • Elenco dei lavoratori da registrare, con mansione di ciascuno.

👣 Passi​

  1. Crea l'anagrafica azienda

    • Cosa fare: compila ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo legale, codice ATECO, ruolo "cliente". Per clienti UE, clicca Valida VIES.
    • Dove: Dati aziende → Aziende → "Nuova".
    • Effetto: azienda salvata, livello rischio proposto da ATECO.

  2. Aggiungi le sedi operative

    • Cosa fare: per ogni indirizzo fisico (uffici, stabilimenti, cantieri) crea una sede con nome e indirizzo.
    • Dove: Dati aziende → Sedi e reparti aziendali → "Nuova".
    • Effetto: sedi disponibili come luogo di formazione e indirizzo fattura.

  3. Registra i referenti

    • Cosa fare: inserisci nome, email, telefono e ruolo (amministrativo, HR, tecnico) di ogni contatto.
    • Dove: i contatti non hanno una voce di menu propria: si gestiscono dal dettaglio dell'azienda, nell'apposito tab/sezione referenti.
    • Effetto: contatti utilizzabili per comunicazioni e convocazioni.

  4. Definisci le mansioni necessarie

    • Cosa fare: se le mansioni non esistono ancora, creale (a livello globale o specifiche per quest'azienda). Imposta il livello di rischio base.
    • Dove: Anagrafiche → Organizzazione → Mansioni.
    • Effetto: le mansioni saranno selezionabili al momento della registrazione lavoratore.

  5. Registra i lavoratori

    • Cosa fare: per ogni dipendente, inserisci anagrafica, codice fiscale, azienda di appartenenza, sede, mansione, ruolo aziendale (lavoratore / preposto / dirigente), data inizio rapporto.
    • Dove: Dati aziende → Dipendenti → "Nuovo".
    • Effetto: il lavoratore eredita rischi della mansione e dell'azienda.

  6. Verifica/correggi i rischi

    • Cosa fare: controlla per ogni lavoratore i rischi ereditati a cascata (ATECO → azienda → mansione → attrezzature). Per eccezioni usa le azioni di riga sulla vista rischi effettivi: Escludi un rischio ereditato non pertinente (riattivabile con Ripristina), Aggiungi un rischio non ereditato. L'origine di ogni rischio resta tracciata per l'audit.
    • Dove: Prospetti → Rischi effettivi lavoratore.
    • Effetto: ogni lavoratore ha un quadro rischi completo, base per calcolare i corsi obbligatori.

✅ Come verificare​

  • L'azienda compare nell'elenco aziende attive con livello di rischio popolato.
  • Le sedi sono visibili nel tab dedicato della scheda azienda.
  • Nella scheda azienda il tab Conformità formativa mostra i lavoratori appena registrati con la formazione obbligatoria calcolata.
  • La nuova azienda compare anche nel cruscotto Conformità formativa, che confronta tutti i clienti fra loro: è da lì che si decide su chi intervenire, e da lì si stampa o si invia al cliente il prospetto formativo.

⚡ Casi particolari​

  • Cliente già esistente come fornitore. Non duplicare l'anagrafica: apri l'azienda esistente e aggiungi il ruolo "cliente".
  • Onboarding di grandi volumi. Per un cliente che arriva con centinaia di lavoratori, l'inserimento a mano non è la strada: esiste un import massivo da Excel di aziende e lavoratori, con validazione della partita IVA presso il servizio europeo VIES e geocoding degli indirizzi. Non si lancia dal BackOffice - è uno strumento a riga di comando, che va richiesto a chi gestisce l'installazione. Concorda con loro il tracciato prima di far preparare il file al cliente.
  • Codice ATECO non noto. Il campo è facoltativo: salva l'azienda scegliendo a mano il livello di rischio, e indica l'ATECO appena lo conosci (da quel momento il rischio segue l'ATECO).
  • Lavoratore con più mansioni. Aggiungile in sequenza dalla scheda lavoratore: il sistema gestisce mansioni multiple in parallelo.
  • Comunicazioni dirette ai dipendenti. Il flag "comunicazioni dirette" sull'azienda va attivato solo con il consenso esplicito del cliente.
  • Convenzione commerciale. Se al cliente sono stati concessi sconti commerciali su categorie di corso, dopo la registrazione collega l'azienda alla convenzione attiva (vedi Convenzioni). Senza convenzione gli sconti non vengono applicati al wizard fattura.

🔗 Vedi anche​