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Gruppi destinatari

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🎯 Cosa fa​

Un gruppo destinatari è un elenco di persone a cui il sistema manda le notifiche che riguardano il lavoro dell'ufficio, non il singolo docente o lavoratore. Serve a rispondere a una domanda sola: quando un docente firma la lettera, chi in ufficio lo deve sapere?

Oggi i gruppi risolvono i destinatari di quattro notifiche dell'area docente:

NotificaQuando parte
Lettera firmatail docente ha accettato l'incarico
Lettera rifiutatail docente ha rifiutato, con il motivo
Sollecito firmauna lettera resta da firmare oltre i termini
Registro caricatoil docente ha caricato il registro presenze firmato

Le altre notifiche non passano di qui: hanno il destinatario scritto nel modello email o ricavato dal dato (vedi Notifiche automatiche).

🕒 Quando usarlo​

  • All'avvio su un cliente nuovo: popolare il gruppo predefinito, altrimenti quelle quattro notifiche non arrivano a nessuno.
  • Quando cambia chi segue la formazione in ufficio.
  • Quando una certa sessione la segue una persona diversa dal solito.

🧩 Concetti​

  • Gruppo - un elenco con un nome. Ne esiste uno di partenza, Staff predefinito (codice staff-default).
  • Membro - una riga del gruppo. Può essere un utente di TrainingHub oppure un indirizzo email libero, per chi non ha un'utenza.
  • Gruppo responsabile - il campo, sulla singola sessione formativa, che dice quale gruppo notificare. Se è vuoto vale Staff predefinito.

👣 Passi​

Popolare il gruppo predefinito​

  1. Apri Opzioni → Notifiche → Gruppi destinatari.
  2. Apri Staff predefinito.
  3. Vai alla tab Membri e aggiungi una riga per persona:
    • Utente, se la persona ha un'utenza TrainingHub - l'email viene presa dalla sua utenza e resta allineata se cambia;
    • oppure Email, per un indirizzo esterno o una casella condivisa.
  4. Salva.

Creare un gruppo per un sottoinsieme di sessioni​

  1. Da Gruppi destinatari, crea un nuovo gruppo: Etichetta (il nome che leggerai nelle tendine) ed eventualmente un Codice e una Descrizione.
  2. Aggiungine i membri come sopra.
  3. Apri la sessione formativa interessata e valorizza Gruppo responsabile con il nuovo gruppo.

Le sessioni che non lo valorizzano continuano a notificare Staff predefinito.

Togliere una persona dalle notifiche​

Elimina la sua riga dalla tab Membri. Vale da subito, per le notifiche successive.

🗂️ Campi chiave​

Gruppo​

CampoObbligatorioNote
EtichettaSìIl nome che compare nella tendina "Gruppo responsabile".
CodiceNoIdentificativo tecnico, univoco. staff-default è quello del gruppo predefinito: non riusarlo e non cambiarlo.
DescrizioneNoA cosa serve il gruppo.
AttivoNoVedi i casi particolari: non ferma le notifiche.

Membro​

CampoObbligatorioNote
UtenteUno dei dueEmail presa dall'utenza.
EmailUno dei dueIndirizzo libero, per chi non ha un'utenza.

⚡ Casi particolari​

  • Gruppo vuoto = nessuna notifica, e nessun errore. Se il gruppo non ha membri con un indirizzo valido, quelle quattro notifiche semplicemente non partono: non compare nessun avviso, né in pagina né nello storico invii. È il motivo per cui il gruppo predefinito va popolato prima di dire al cliente che riceverà le notifiche.
  • Utente disattivato = membro muto. Un membro collegato a un'utenza disattivata non riceve più niente, e la sua riga resta lì a suggerire il contrario. Quando disattivi un'utenza, controlla i gruppi: se quella persona serviva come destinatario, sostituiscila con un'altra o con un indirizzo email libero.
  • Il flag Attivo del gruppo non ferma le notifiche. Le notifiche cercano i membri del gruppo indicato sulla sessione (o del predefinito) senza guardare quel flag: per smettere di notificare un gruppo, togline i membri o cambia il Gruppo responsabile sulle sessioni. Sul gruppo predefinito, inoltre, etichetta, descrizione e flag vengono riportati ai valori di origine a ogni aggiornamento dell'applicativo.
  • Non cancellare il gruppo predefinito. È l'ancora del ripiego: le sessioni senza "Gruppo responsabile" lo cercano per codice (staff-default). Senza quel codice, restano senza destinatario.
  • Cambiare il gruppo di una sessione non riscrive le notifiche già inviate. Vale da lì in avanti.
  • La stessa persona in più gruppi riceve una notifica per ciascun gruppo coinvolto: normale, ma evita di duplicare le stesse persone fra predefinito e gruppi specifici se non vuoi doppioni.

🔗 Vedi anche​