Notifiche automatiche
🎯 Cosa fa
TrainingHub invia email automatiche ai referenti competenti quando si avvicina una scadenza rilevante. L'obiettivo è evitare dimenticanze su adempimenti importanti (formazione scaduta, rendicontazioni, certificazioni ISO, convenzioni in scadenza, rinnovo RSPP).
Il sistema esegue un controllo ogni mattina su tutte le scadenze configurate. Se trova record in scadenza, invia un promemoria ai destinatari previsti.
🕒 Quando usarlo
Le notifiche sono attive in automatico. Non serve fare nulla per riceverle: l'importante è mantenere aggiornate le anagrafiche (date di scadenza, incarichi, referenti) così che i controlli trovino i dati corretti.
🧩 Concetti
- Promemoria — email generata automaticamente dal sistema.
- Finestra di preavviso — quanti giorni prima della scadenza scatta il promemoria (varia da alert ad alert).
- Destinatario — referente aziendale o di progetto che riceve l'email. In ambiente di test, tutte le email vengono dirottate su un indirizzo interno per evitare invii accidentali ai clienti.
📬 Alert configurati
Oltre agli alert legati alle scadenze, il sistema gestisce anche promemoria di evento (es. convocazione a un corso, corso completato). La colonna "Stato" indica se l'invio automatico è già attivo o se l'alert è predisposto ma in attesa di conferma per quell'istanza.
| Alert | Cosa segnala | Preavviso / quando | Destinatario | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Scadenza formazione lavoratore | Formazione obbligatoria scaduta o in scadenza per un lavoratore attivo | Entro la data di scadenza | Amministrativo azienda | Attivo |
| Corso completato | Registro di un appuntamento chiuso digitalmente (corso erogato): pronto per generare gli attestati | Il giorno dopo la chiusura del registro | Amministrativo | Attivo |
| Convocazione formazione | Lavoratore iscritto da convocare al corso | 7 giorni prima della sessione | Lavoratore iscritto | Predisposto |
| Avvio corso ATS | Sessione di corso accreditato ATS in partenza | 15 giorni prima | ATS competente | Predisposto |
| Chiusura corso ATS | Sessione di corso accreditato ATS in conclusione | 15 giorni prima | ATS competente | Predisposto |
| Cambio mansione lavoratore | A un lavoratore è stata cambiata la mansione (rischi e formazione obbligatoria possono variare) | All'avvenuto cambio | Amministrativo azienda | Predisposto |
| Scadenza rendicontazione FondItalia | Il progetto ha la rendicontazione da chiudere | 30 giorni prima | Amministrativo progetto | Attivo |
| Scadenza certificazione ISO | Certificazione aziendale in scadenza | 60 giorni prima | Amministrativo azienda | Attivo |
| Rinnovo RSPP esterno | Fine incarico del RSPP in scadenza | 60 giorni prima | Amministrativo azienda | Attivo |
| Finestra integrazioni FondItalia | Richiesta integrazione del Fondo aperta da tempo | Tra 60 e 90 giorni dalla richiesta | Amministrativo progetto | Attivo |
| Scadenza convenzione commerciale | Convenzione con sconto in scadenza | 60 giorni prima | Amministrazione commerciale | Attivo |
| Documenti FondItalia in attesa | Documento richiesto ma non ancora ricevuto da troppo tempo | Da definire | Da definire | Predisposto |
Gli alert "Predisposto" sono già configurati nel sistema ma con l'invio automatico disattivato di default per la singola istanza: vengono accesi da un amministratore dopo aver concordato destinatari e contenuti con il cliente.
👣 Passi
Ricevere i promemoria
Non c'è nulla da attivare. Verifica solo che:
- L'azienda / progetto abbia i referenti anagrafici corretti.
- Le date di scadenza sulle entità (formazioni, certificazioni, convenzioni, incarichi RSPP) siano aggiornate.
- Il tuo indirizzo email come referente sia corretto e raggiungibile.
Verificare lo storico invii
Gli invii effettuati sono tracciati e consultabili dagli amministratori in Opzioni → Sistema → Vista dati trigger (/ploc/vw_triggersData): qui si vede quali controlli sono scattati e con quale esito. La configurazione degli alert e dei modelli email si trova invece in Opzioni → Notifiche (configurazione e modelli di posta). Contattare un amministratore in caso di dubbio su una email non ricevuta.
⚡ Casi particolari
- Ambiente di test. In fase di collaudo le email partono tutte verso un indirizzo interno, così da verificare il contenuto senza rischi verso i clienti. In produzione verranno instradate ai destinatari reali.
- Destinatario mancante. Se un'azienda o un progetto non ha referente aziendale configurato, il promemoria non viene comunque perso ma registrato nello storico: risolvere popolando l'anagrafica.
- Più ruoli sullo stesso progetto. Per FondItalia, se sul progetto sono assegnati sia un coordinatore che un amministrativo, entrambi possono ricevere il promemoria.
🔗 Vedi anche
- Lavoratori — scadenze formative dipendono da formazioni e mansioni attive.
- Certificazioni — gestione ISO e scadenze.
- Convenzioni — data fine validità usata per l'alert.
- Progetti FondItalia — rendicontazione e finestra integrazioni.