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Chiudi il mese di fatturazione

🔗 Apri nel BackOffice​

🎯 Cosa otterrai​

Tutti gli appuntamenti del mese chiusi, le fatture emesse al SDI per ciascuna azienda cliente, i pagamenti programmati registrati: ciclo contabile del mese chiuso.

🕒 Quando usarlo​

  • A fine mese (o fine ciclo di corsi) prima della rendicontazione.
  • Quando bisogna allineare la contabilità con la formazione erogata.

📋 Prerequisiti​

  • Tutti gli appuntamenti del mese sono stati registrati (presenze, esiti).
  • Le aziende clienti sono complete di partita IVA e dati di fatturazione.
  • Le convenzioni applicabili sono in vigore con date corrette.
  • Le credenziali Aruba dell'emittente sono attive.

👣 Passi​

  1. Verifica gli appuntamenti completati del mese

    • Cosa fare: filtra il calendario sul mese da chiudere e accertati che tutti gli appuntamenti abbiano stato "completato" e presenze registrate.
    • Dove: Formazione → Calendario appuntamenti.
    • Effetto: elenco di appuntamenti pronti per la fatturazione.

  2. Emetti una fattura per azienda cliente

    • Cosa fare: per ogni azienda con appuntamenti del mese non ancora fatturati, esegui il wizard emissione fattura selezionando gli appuntamenti del periodo.
    • Dove: Fatturazione → Fatture → "Nuova".
    • Effetto: fattura in stato Bozza per azienda, righe popolate dagli appuntamenti, eventuale convenzione applicata.

  3. Verifica righe e totali prima dell'invio

    • Cosa fare: al passo 5 (Riepilogo) del wizard, controlla imponibile, IVA, totale e che le convenzioni applicate siano quelle attese (etichetta visibile accanto allo sconto di riga). Usa "Anteprima XML" se vuoi controllare il contenuto tecnico prima dell'invio.
    • Dove: dettaglio fattura, passo riepilogo.
    • Effetto: la fattura è pronta per il SDI, niente sorprese.

  4. Invia le fatture al SDI

    • Cosa fare: dal passo 5 del wizard di ogni fattura, clicca "Invia al SDI". Conferma.
    • Dove: dettaglio fattura, passo riepilogo.
    • Effetto: fattura passa a stato Inviata in attesa di esito SDI.

  5. Registra i pagamenti previsti

    • Cosa fare: per ogni rata già incassata, registra il pagamento con data effettiva e metodo.
    • Dove: Fatturazione → Pagamenti.
    • Effetto: scadenziario aggiornato, importi residui ricalcolati.

  6. Controlla esiti SDI

    • Cosa fare: dopo qualche minuto, verifica lo stato di ogni fattura emessa. Lo stato si aggiorna automaticamente ogni 10 minuti, oppure usa "Aggiorna stato" sulla singola fattura.
    • Dove: Fatturazione → Fatture, elenco filtrato per il periodo.
    • Effetto: stato finale visibile (Accettata / Scartata / Rifiutata).

✅ Come verificare​

⚡ Casi particolari​

  • Appuntamento non completato. Non viene incluso al passo 2 del wizard di emissione. Decidi se rimandare a fattura del mese successivo o forzare il completamento.
  • Cliente con più sedi/centri di costo. La fattura è una sola per azienda. Eventuale split tra centri di costo si fa aggiungendo righe manuali al passo 3 del wizard.
  • Nessuna convenzione applicata. Verifica che la convenzione attiva esista alla data di inizio sessione (non alla data fattura).
  • Fattura scartata. Vedi Cosa fare se una fattura viene scartata da SDI.

⚠️ Domande aperte​

  • Split per centro di costo. Il caso particolare assume che si possa segmentare la fatturazione di un cliente con più sedi/centri di costo aggiungendo righe manuali. Verificare se esiste un meccanismo più strutturato (es. raggruppamento appuntamenti per sede, o sezione dedicata sulla fattura).

🔗 Vedi anche​