Passa al contenuto principale

Chiudi il mese di fatturazione

🔗 Apri nel BackOffice​

note

Appuntamenti fatturati e Pagamenti non hanno una voce di menu dedicata: si consultano e si gestiscono dal dettaglio della fattura a cui appartengono (sezioni/tab del documento), non da una pagina autonoma.

🎯 Cosa otterrai​

Tutti gli appuntamenti del mese chiusi, le fatture emesse al SDI per ciascuna azienda cliente, i pagamenti programmati registrati: ciclo contabile del mese chiuso.

🕒 Quando usarlo​

  • A fine mese (o fine ciclo di corsi) prima della rendicontazione.
  • Quando bisogna allineare la contabilità con la formazione erogata.

📋 Prerequisiti​

  • Tutti gli appuntamenti del mese sono stati registrati (presenze, esiti).
  • Le aziende clienti sono complete di partita IVA e dati di fatturazione.
  • Le convenzioni applicabili sono in vigore con date corrette.
  • Le credenziali Aruba dell'emittente sono attive.

👣 Passi​

  1. Verifica gli appuntamenti completati del mese

    • Cosa fare: filtra il calendario sul mese da chiudere e accertati che le sessioni risultino "completata" e che i registri presenze siano chiusi. Attenzione: lo stato che vedi sul pallino di ogni appuntamento è quello della sessione - il singolo appuntamento non ha uno stato proprio. Le presenze si controllano aprendo l'appuntamento, riga per riga.
    • Dove: Formazione → Calendario appuntamenti.
    • Effetto: elenco di appuntamenti pronti per la fatturazione.

  2. Emetti una fattura per azienda cliente

    • Cosa fare: per ogni azienda con appuntamenti del mese non ancora fatturati, esegui il wizard emissione fattura selezionando gli appuntamenti del periodo.
    • Dove: Fatturazione → Fatture → "Nuova".
    • Effetto: fattura in stato Bozza per azienda, righe popolate dagli appuntamenti, eventuale convenzione applicata.

  3. Verifica righe e totali prima dell'invio

    • Cosa fare: al passo 4 (Riepilogo e invio) del wizard, controlla imponibile, IVA, totale e che le convenzioni applicate siano quelle attese (etichetta visibile accanto allo sconto di riga). Usa "Anteprima XML" se vuoi controllare il contenuto tecnico prima dell'invio.
    • Dove: dettaglio fattura, passo riepilogo.
    • Effetto: la fattura è pronta per il SDI, niente sorprese.

  4. Invia le fatture al SDI

    • Cosa fare: dal passo 4 del wizard di ogni fattura, clicca "Invia al SDI". Conferma. È in questo momento che la fattura riceve il numero progressivo.
    • Dove: dettaglio fattura, passo riepilogo.
    • Effetto: fattura passa a stato Inviata in attesa di esito SDI.

  5. Registra i pagamenti previsti

    • Cosa fare: per ogni rata già incassata, registra il pagamento con data effettiva e metodo.
    • Dove: dettaglio della fattura, sezione pagamenti (i pagamenti non hanno una pagina di menu autonoma: si gestiscono dal documento).
    • Effetto: scadenziario aggiornato, importi residui ricalcolati.

  6. Controlla esiti SDI

    • Cosa fare: verifica lo stato di ogni fattura emessa. Il controllo automatico gira ogni 10 minuti, ma la stessa fattura non viene ricontrollata più di una volta ogni 30 minuti, e ogni giro ne processa al massimo 50: su un mese pieno l'aggiornamento completo può richiedere qualche ora. Se ti serve subito, sulla fattura in stato Inviata c'è il pulsante "Aggiorna stato" per forzare il refresh.
    • Dove: Fatturazione → Fatture, elenco filtrato per il periodo.
    • Effetto: stato finale visibile (Accettata / Scartata / Rifiutata).

✅ Come verificare​

  • Tutti gli appuntamenti completati del mese risultano collegati a una fattura (visibili nella sezione appuntamenti del relativo documento).
  • Nessuna fattura del periodo è rimasta in stato Bozza.
  • Eventuali fatture in Scartata o Rifiutata sono state già riprese (vedi Cosa fare se una fattura viene scartata da SDI).
  • Lo scadenziario pagamenti del mese è coerente con gli incassi attesi.

⚡ Casi particolari​

  • Appuntamento non ancora svolto. Il wizard include al passo 2 solo gli appuntamenti la cui ora di fine è già passata: quelli futuri non compaiono, e vanno rimandati alla fattura del mese successivo.
  • Il passo 1 non è un blocco. Sul fatturabile non esiste alcun filtro sullo stato della sessione né sulla chiusura del registro presenze: un appuntamento già svolto entra fra le voci da fatturare anche se le presenze non sono state registrate. La verifica del passo 1 è una disciplina dell'operatore, non un controllo del sistema.
  • Cliente con più sedi/centri di costo. La fattura è una sola per azienda. Eventuale split tra centri di costo si fa aggiungendo righe manuali al passo 3 del wizard.
  • Nessuna convenzione applicata. Verifica che la convenzione attiva esista alla data di inizio sessione (non alla data fattura).
  • Fattura scartata. Vedi Cosa fare se una fattura viene scartata da SDI.

🔗 Vedi anche​