Allegare documenti

Leggimi prima

Quasi tutte le schede di TrainingHub (lavoratore, azienda, certificazione, fattura, progetto, modulo, ecc.) permettono di allegare uno o più file: PDF, immagini, fogli Excel, file XML, ricevute SDI. Le indicazioni che seguono valgono per tutte le schede che mostrano una sezione Documenti o un singolo campo di caricamento file.

🎯 Cosa fa

Da un lavoratore, da un'azienda, da una certificazione o da una fattura puoi allegare uno o più documenti (PDF, immagini, fogli Excel, file XML, ricevute SDI). I documenti restano collegati al record e si possono visualizzare, scaricare o eliminare in qualsiasi momento.

🕒 Quando usarlo

• Per conservare la patente, l'idoneità sanitaria, il contratto o un altro documento di un lavoratore.
• Per salvare una visura camerale, un DURC, lo statuto o una delega di un'azienda.
• Per registrare la scansione di un certificato di qualità, un rapporto di audit o una segnalazione di non conformità su una certificazione.
• Per allegare a una fattura il PDF, l'XML inviato, la notifica di Sistema di Interscambio e la prova di pagamento.

In altre schede (per esempio: crediti pregressi di formazione, registri di rendicontazione, documenti di progetto, documenti di spesa, richieste di integrazione) la scheda contiene direttamente un campo da cui caricare il singolo documento richiesto.

🧩 Concetti

• Categoria documento — ogni documento ha una categoria (per esempio: "Patente di guida", "DURC", "Notifica SDI") che indica di che tipo di file si tratta e dove viene archiviato. La categoria viene già preselezionata in base al posto da cui carichi il file: di norma non devi sceglierla manualmente.
• Sezione Documenti — è la scheda (tab) della maschera di dettaglio da cui vedi l'elenco di tutti i documenti già allegati al record e da cui ne carichi di nuovi.
• Campo singolo documento — alcune schede hanno invece un campo dedicato (per esempio "Attestato pregresso", "Registro presenze rendicontato") che accetta un solo file legato a quel campo specifico.
• Data di scadenza — alcune categorie tengono memoria della data di scadenza del documento (per esempio idoneità sanitaria o patente): la trovi tra le informazioni di ogni documento e contribuisce ai promemoria automatici.

👣 Passi

Allegare un documento dalla sezione Documenti

1. Apri il record (lavoratore, azienda, certificazione, fattura, ecc.) dalla griglia con Modifica o dal pulsante di dettaglio.
2. Vai sulla scheda Documenti.
3. Clicca su Carica file e seleziona il documento dal computer.
4. A salvataggio fatto il documento compare nella lista: usa Visualizza per aprirlo in anteprima, Scarica per salvarlo in locale, Elimina per rimuoverlo definitivamente.

Allegare un documento a un campo singolo

Per i campi a singolo documento (per esempio "Attestato pregresso" o "Registro presenze rendicontato") la scheda mostra direttamente il pulsante Carica file dove serve:

1. Clicca Carica file sul campo.
2. Seleziona il documento dal computer.
3. Salva la scheda: il file resta collegato a quel campo specifico.

Per sostituire il file di un campo singolo, carica un nuovo file: il precedente viene rimpiazzato.

⚠️ Attenzione

• L'eliminazione rimuove sia il riferimento sia il file dallo storage: l'operazione non è reversibile.
• Le estensioni consentite più comuni sono PDF, JPG, PNG, DOCX, XLSX, XML, P7M. Alcuni campi specifici accettano solo determinati formati (per esempio l'XML SDI vuole solo file .xml).
• Per allegare un documento a una scheda nuova devi prima salvare la scheda almeno una volta: il sistema ha bisogno di sapere a quale record collegare il documento.
• I documenti caricati restano visibili a chiunque abbia accesso al record: non caricare informazioni sensibili che non siano richieste dal contesto.

⚡ Consigli rapidi

• Usa la categoria suggerita. Il sistema preseleziona quella più adatta al posto da cui stai caricando: cambiala solo se davvero il documento è di tipo diverso.
• Compila la data di scadenza quando presente: alimenta i promemoria automatici di rinnovo.
• Carica un file alla volta nelle sezioni a documento singolo: prima salva, poi eventualmente sostituisci.
• Se il documento ti serve in più posti (per esempio lo stesso DURC legato a più cantieri), caricalo dove la categoria è più rappresentativa e segnalalo nelle note degli altri record invece di duplicarlo.