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Pianificazione sessione formativa

🔗 Apri nel BackOffice​

🎯 Cosa fa​

Lo strumento di pianificazione ti permette di creare in pochi passaggi una sessione formativa completa. Sono otto step: imposti la giornata, scegli uno o più corsi che vengono erogati in quella giornata, fissi date e sedi, definisci il programma (argomenti trattati per corso), assegni i docenti, iscrivi i lavoratori, rileggi il riepilogo dei costi - ed è avanzando da lì che la sessione viene confermata - e infine gestisci i documenti della sessione.

🕒 Quando usarlo​

  • Quando un cliente ti chiede di organizzare una nuova edizione di un corso.
  • Quando devi raggruppare in una sessione le richieste in coda di lavoratori che attendono il prossimo corso.
  • Quando dallo scadenziario formazioni emergono lavoratori in scadenza che vanno iscritti.
  • Quando organizzi una giornata multi-livello (es. antincendio R.B./R.M./R.A. nello stesso giorno con orari diversi) o una co-erogazione che condivide aula e docenti su più corsi.

🧩 Concetti​

  • Sessione: la giornata fisica (o più giornate consecutive) durante cui si svolge l'attività formativa. Una sessione può erogare uno o più corsi.
  • Argomento (opzionale): tema didattico della sessione (es. "Antincendio"). Se lo imposti, il combobox dei corsi nello step "Corsi" si filtra a quel tema; se lo lasci libero, puoi co-erogare corsi di temi diversi.
  • Appuntamento: una finestra oraria della sessione, con sede.
  • Programma: la matrice corso × argomento che fissa cosa viene trattato in ogni corso della giornata, con eventuali sotto-finestre orarie.
  • Coda richieste: l'elenco di lavoratori in attesa di un futuro corso.

📋 Punti d'ingresso​

Il wizard può partire da diversi punti, e la prima informazione precompilata cambia di conseguenza:

Da dove partiCosa è già compilato
Coda richieste → "Pianifica sessione"Variante formativa + iscritti dalla coda
Scadenziario compliance → "Pianifica sessione"I lavoratori selezionati, pre-arruolati
Profilo lavoratore → "Pianifica sessione"Variante formativa + quel lavoratore
Calendario appuntamenti → "Nuova Sessione"Niente, a meno che tu non abbia un filtro corso attivo sul calendario: in quel caso il corso è già proposto
Scheda progetto FondItaliaLa sessione già collegata al progetto

Dalla lista corsi il wizard non parte: non c'è un comando "Nuova sessione" sul catalogo.

Dalla lista sessioni il wizard non parte

Nella griglia Sessioni formative i due comandi fanno altro:

  • Aggiungi apre il form standard della sessione, non il wizard. Per pianificare passa da uno dei punti d'ingresso qui sopra.
  • Duplica apre la finestra Duplica sessione, che esegue una copia immediata della sessione esistente: non ti porta dentro il wizard con i dati clonati.

👣 Passi​

  1. Apri il wizard da uno dei punti d'ingresso.
  2. Step 1 - Sessione: imposta data di inizio e (opzionalmente) un argomento. La sessione viene salvata come bozza.
  3. Step 2 - Corsi: aggiungi uno o più corsi che verranno erogati in questa giornata. Qui scegli quali corsi, non quando: gli orari differenziati (es. R.B. 9-11, R.M. 9-14, R.A. 9-17) si impostano allo step Programma, corso per corso dentro ciascun appuntamento. Un corso senza finestra propria copre l'intero appuntamento.
  4. Step 3 - Date e sedi: imposta data, orari e sede degli appuntamenti fisici. Eventuali conflitti compaiono come avvisi.
  5. Step 4 - Programma: compila la matrice corso × argomento che indica cosa viene trattato in ciascun corso della giornata (vedi sotto). Lo step è presente quando ci sono corsi e appuntamenti da programmare.
  6. Step 5 - Docenti: assegna i docenti agli appuntamenti. Il pulsante "Suggerisci docenti per skill" propone automaticamente i docenti che hanno le competenze richieste dai corsi della sessione.
  7. Step 6 - Iscritti: aggiungi i lavoratori scegliendo per ognuno il corso a cui partecipa. Hai tre bottoni: "Aggiungi da coda" (con il numero di richieste pending accanto, totale su tutti i corsi della sessione), "Aggiungi da scadenziario" (l'assegnazione al corso giusto avviene automaticamente in base alla scadenza del lavoratore) e "Iscrivi lavoratore (facoltativo)" - vedi sotto.
  8. Step 7 - Riepilogo: rileggi tutto e controlla i costi stimati per corso. La sessione viene confermata quando avanzi da qui allo step successivo: è in quel momento che passa da bozza a aperta e le richieste in coda risultano soddisfatte. Se la conferma fallisce, il wizard ti riporta sul Riepilogo con l'errore.
  9. Step 8 - Documenti: carica e verifica i documenti della sessione - quelli dell'intera sessione e quelli raccolti giornata per giornata (vedi sotto) - e chiudi il wizard con Concludi.

Iscrizione facoltativa​

Il terzo bottone dello step Iscritti, "Iscrivi lavoratore (facoltativo)", serve al caso in cui il corso della sessione non è dovuto a quel lavoratore: nessuna scadenza, nessuna richiesta in coda, nessun obbligo formativo. Apre un popup dove scegli il lavoratore e il corso; l'iscrizione appena creata si apre subito in modifica nella griglia degli iscritti, così puoi completarne i dati.

Una formazione iscritta per questa via resta facoltativa: non entra nel calcolo di compliance del lavoratore. Vedi Scheda formativa.

Step 4 - Programma​

In questo step compili una matrice corso × argomento: una riga per ogni corso della giornata, e per ciascuno scegli gli argomenti effettivamente trattati (puoi attingere al catalogo degli argomenti di dettaglio o inserirne uno ad hoc). Per ogni argomento puoi indicare una sotto-finestra oraria all'interno dell'orario del corso, utile quando una giornata copre più moduli in sequenza.

Il popup di scelta dal catalogo non ti mostra tutti gli argomenti esistenti: parte dagli argomenti tipici della variante normativa del corso, cioè quelli che qualcuno ha già associato a quella variante. È una lista pre-costruita, da spuntare: se un argomento serve spesso per una certa variante, conviene registrarlo lì una volta e ritrovarlo pronto a ogni sessione.

Mentre compili, il wizard somma le ore programmate per corso e le confronta con il monte ore minimo previsto dalla variante normativa del corso. Se la copertura è insufficiente compare l'avviso "monte ore non raggiunto": è informativo, segnala i corsi sotto soglia ma non blocca l'avanzamento. Tocca a te decidere se integrare il programma o procedere.

Docenti della cella​

Ogni cella spuntata della matrice ha una terza icona (la cattedra, fa-chalkboard-user) che apre Docenti della cella: scegli fra i docenti dell'appuntamento chi ha tenuto quell'argomento. Se il docente ha il flag Delega la formazione, aggiungi i nominativi delle persone che hanno tenuto la formazione (testo libero: non sono registrati in anagrafica e non hanno accesso). Quando spunti un docente che delega e la cella non ha ancora nominativi, vengono proposti quelli già usati per lo stesso docente nelle altre celle della sessione: togli chi non ha tenuto questa cella, nulla si salva prima di Conferma. L'icona diventa gialla quando la cella è incompleta, e il suggerimento dell'icona dice perché. Le righe del programma senza nessuna cella spuntata (un appuntamento senza corsi spuntati, oppure un corso che non ha nessuna cella spuntata in tutto il programma) non hanno l'icona: se bloccano, la soluzione è spuntare le celle.

Il resto non cambia: registro presenze, convocazioni, calendario, area docente, lettere d'incarico e costi restano per appuntamento e per docente in anagrafica. Il docente che delega resta il soggetto dell'incarico e del costo.

Regola: se una cella ha delle attribuzioni, valgono quelle. Se non ne ha e l'appuntamento ha un solo docente non delegante, è lui, senza fare nulla. Altrimenti la cella è da completare: più docenti senza attribuzione, oppure un docente delegante senza nominativi. I corsi e-learning non sono mai bloccati.

Sull'attestato i docenti sono quelli delle celle frequentate dal lavoratore (senza presenze registrate, l'intero programma). Se una cella frequentata è da completare, l'attestato non è emettibile e il motivo è Docenti del programma da attribuire. L'iscrizione bloccata resta però nell'ordine cronologico di emissione: finché non completi i docenti delle celle, gli attestati dei corsi finiti dopo restano In attesa di corsi precedenti. Allo stesso modo non si può rigenerare un attestato già emesso finché una sua cella frequentata è da completare: il PDF archiviato non viene sostituito con uno che stampa meno docenti.

Quando duplichi una sessione, le attribuzioni dei docenti non deleganti vengono copiate; i nominativi dei deleganti no. Una cella che aveva anche dei nominativi delegati arriva vuota nella copia, e resta da completare.

Se torni indietro allo step "Date e sedi" e modifichi gli orari degli appuntamenti, le sotto-finestre del programma che cadono fuori dai nuovi orari vengono azzerate: il wizard te lo segnala e ti invita a ricontrollare la matrice.

In cima allo step trovi una riga di badge che riassumono la sessione: numero di corsi, di appuntamenti, di docenti e di iscritti, più un badge di esito - "Nessun conflitto" in verde, oppure il conteggio dei conflitti rilevati in giallo.

Il riepilogo della stima è suddiviso in tre voci:

  • Iscrizioni - prezzo del corso × numero iscritti, scontato per azienda quando esiste una convenzione attiva alla data di inizio sessione. Se la sessione eroga più corsi, vedi una riga per ogni combinazione (azienda, corso); se più aziende hanno convenzioni diverse, le righe sono ulteriormente distinte.

  • Docenze - costo di ogni docente assegnato agli appuntamenti, secondo la modalità configurata sul suo costo:

    • oraria → ore × tariffa;
    • giornaliera → tariffa una volta per giornata, indipendentemente dalle ore di quel giorno;
    • a corpo → importo fisso, che non dipende né dalle ore né dai giorni. Se tutte le righe del docente sono a corpo, la riga di riepilogo lo dice esplicitamente («Docente X (a corpo)») e non mostra ore né tariffa.

    Le tre modalità possono convivere sullo stesso docente nella stessa sessione: il totale è la somma dei tre pezzi. La modalità si eredita dall'anagrafica costi del docente per organizzatore, ma può essere sovrascritta sul singolo appuntamento; solo l'override di appuntamento può essere "a corpo".

  • Aule - costo delle aule esterne, con le stesse tre modalità: oraria, giornaliera (× giornate distinte) e a corpo (importo fisso). Vale la stessa regola: l'anagrafica dell'aula ammette solo oraria o giornaliera, "a corpo" si imposta sull'appuntamento. Le aule interne o virtuali non compaiono.

Le tre voci non si sommano fra loro: le Iscrizioni sono ricavi attesi, Docenze e Aule sono costi. Il riepilogo mostra quindi tre grandezze distinte - totale ricavi, totale costi e margine (ricavi − costi) - non un unico "Totale".

La stima è informativa: è il valore atteso prima della fatturazione e potrai ancora modificare i singoli importi al momento dell'emissione fattura.

Se la sessione è candidabile a progetto FondItalia, in fondo al riepilogo compare il bottone "Crea progetto FondItalia" (visibile solo a chi può creare progetti): apre il popup di creazione del progetto già agganciato a questa sessione. Se la sessione non è eleggibile, il bottone non compare affatto.

Step 8 - Documenti e sessione "gestita"​

L'ultimo step raccoglie i documenti in due blocchi.

In alto la card "Documenti della sessione": una riga per ogni tipo di documento previsto per l'intera sessione (consenso privacy, gradimento, fotografie e gli altri allegati statici o generati). Per ogni riga vedi l'icona di stato e, se il tipo lo prevede, il bottone Genera: compare solo quando esiste davvero un modello o un report da cui generare il documento - con la libreria vuota il bottone non c'è, non ottieni più un messaggio di errore dopo il click.

Alcuni tipi accettano più file e al posto del singolo slot mostrano l'elenco dei documenti caricati: le fotografie e i cinque documenti ATS (avvio corso, calendario verifiche finali, verifiche finali, comunicazione di fine corso, tracciato elettronico). Restano documenti del corso, non della singola giornata: se scansioni tutte le verifiche insieme, il file unico va bene lo stesso.

Il Riepilogo partecipanti si genera da qui: scarica un foglio Excel con l'elenco degli iscritti - anagrafica, codice fiscale, azienda, sede e data del corso - nel tracciato che serve per preparare gli attestati. Il file non viene archiviato: te lo scarichi e lo usi. La prima colonna, N°, riporta il codice dell'attestato del lavoratore: resta vuota finché l'attestato non è stato registrato. Chi ha rinunciato (iscrizione annullata) non compare nell'elenco.

Quando la sessione produce più registri presenze (per esempio corso e aggiornamento, o due livelli dello stesso corso), anche il riepilogo si scarica un file per registro: sotto la riga compare un bottone Genera per ciascun gruppo, con lo stesso nome del registro, e il titolo del foglio riporta il gruppo. Come si dividono i corsi lo decide la configurazione della formazione (raggruppamento del registro), la stessa che decide quanti registri stampare.

Sotto, quando la sessione ha almeno una giornata, la matrice "Documenti per giornata": una riga per ogni appuntamento (con data e sede) e una colonna per ciascuno dei quattro tipi che si raccolgono giorno per giorno - registro presenze e test di apprendimento (obbligatori), test pratico e test di conoscenza della lingua italiana (facoltativi). Clicca una cella per aprire il popup con l'elenco dei file già caricati e l'uploader. Test di apprendimento e test pratico accettano più file per giornata; il test di italiano ne tiene uno solo. Tutto il resto dei documenti resta di sessione, non di giornata.

Nella matrice il bottone Genera sta dentro la cella, e genera per quella giornata: il registro presenze esce già intestato a quell'appuntamento, con i corsi in programma e i suoi iscritti. Come nella card in alto, compare solo dove c'è davvero un modello o un report da cui generare.

Le icone di stato, sia nella card che nella matrice, dicono a colpo d'occhio cosa manca:

  • ● verde - documento presente.
  • ○ rosso - manca un documento obbligatorio.
  • ⚠ giallo - manca un documento facoltativo.
  • 🔒 - solo sul registro presenze: la giornata è stata chiusa digitalmente. Il tooltip riporta la data di chiusura; da qui non puoi più né sostituirlo né eliminarlo.

Il registro presenze è lo stesso file, da qualunque parte lo carichi. La cella della matrice e l'Area Docente (dove il docente lo carica dopo la lezione) scrivono nello stesso archivio: non sono due copie separate. Una volta che il registro di una giornata viene chiuso digitalmente - l'atto che fa scattare il completamento formativo dei lavoratori - resta consultabile ma non più modificabile da nessuna delle due strade.

Il bottone "Segna come gestito" si abilita solo a completezza piena: ogni documento obbligatorio della sessione deve essere archiviato e il registro presenze e il test di apprendimento devono esserci su ogni appuntamento della sessione. Una sessione senza date non è mai gestibile, anche con tutti i documenti di sessione a posto: non c'è nessuna giornata su cui verificare registro e test. Se manca qualcosa il sistema rifiuta con un messaggio esplicito.

Una sessione gestita diventa di sola lettura in tutto il wizard: in cima compare l'avviso "Sessione gestita (sola lettura). Usa «Annulla gestione» nello step Documenti per modificare." e i comandi di modifica spariscono da tutti gli step. Per rimetterci mano usa "Annulla gestione" in questo stesso step.

⚡ Casi particolari​

  • Chiusura a metà: se chiudi il wizard prima della conferma, la sessione rimane salvata come bozza. Per riprenderla apri il calendario appuntamenti, seleziona un appuntamento di quella sessione e usa il bottone "Modifica sessione" (l'icona con la penna nel pannello di dettaglio). Dalla griglia Sessioni formative il wizard non si apre.
  • Conflitti: i conflitti rilevati sono solo avvisi informativi - non bloccano la conferma. Tocca a te valutare se procedere o tornare indietro a sistemare. I tipi rilevati sono otto: docente sovrapposto, sede sovrapposta, aula non disponibile, iscritti oltre capienza, soglia docente, lavoratore in più sessioni, lavoratore iscritto più volte nella stessa sessione, lezione mancante.
  • Cambio argomento dopo aver aggiunto corsi: se hai già aggiunto corsi nello step "Corsi" e poi torni allo step "Sessione" per cambiare l'argomento, il sistema blocca il cambio se i corsi attuali non appartengono al nuovo argomento. Devi prima rimuovere i corsi incompatibili.
  • Aggiungi da scadenziario in giornata multi-corso: ogni lavoratore selezionato viene iscritto al corso della sessione che corrisponde alla sua scadenza. I lavoratori con scadenza non coperta da nessun corso della sessione vengono saltati con un avviso.
  • Coda automatica: alla conferma il sistema marca "soddisfatta" ogni richiesta ancora in attesa dei lavoratori iscritti, per la variante formativa di ciascun corso della sessione - non solo quelle che avevi pescato con "Aggiungi da coda". Se un lavoratore era in coda per quella variante ed è finito nella sessione per un'altra strada (scadenziario, iscrizione facoltativa), la sua richiesta si chiude lo stesso, con il riferimento a questa sessione.

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