Attività automatiche
🎯 Cosa fa
Per tutto ciò che va lavorato da una persona e seguito fino alla chiusura, TrainingHub non manda un'email: crea un'attività nella bacheca, con oggetto, descrizione, data di scadenza e, dove serve, una checklist già compilata con gli elementi da lavorare (le convenzioni in scadenza, i progetti da spedire, le aziende senza un documento).
Le attività nascono ogni mattina alle 09:00 dal controllo giornaliero, e ciascuna una volta sola per il suo oggetto (il mese, la sessione, lo sportello, il progetto): il controllo ripetuto non produce duplicati.
🧩 Concetti
- Template - il modello da cui nasce ogni attività di un certo tipo. Si trova in Configurazione → Notifiche → Template task.
- Assegnatario - chi si occupa dell'attività. Non si ricava dal dato: si imposta una volta sola sul template, e da quel momento ogni attività generata lo eredita.
- Attività cumulativa - raccoglie più elementi in una sola voce, uno per riga di checklist.
I template nascono senza assegnatario. Finché non lo imposti, le attività nascono comunque ma non compaiono nella lista di lavoro di nessuno. All'avvio di un'istanza apri Template task e assegna ogni template a chi se ne occupa.
📋 Amministrazione
| Attività | Quando nasce | Scadenza | Grana | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Caricare estratti conto, F24 quietanzati e Cedolone | Ogni 1 del mese | Fine mese | Una al mese | Attiva |
| Rinnovi convenzioni in scadenza | Quando una convenzione scade entro 20 giorni | Nessuna | Cumulativa: una voce di checklist per convenzione | Attiva |
| Rinnovi RSPP esterni in scadenza | Quando un incarico RSPP esterno scade entro 20 giorni | Nessuna | Cumulativa: una voce di checklist per incarico | Attiva |
Le due attività cumulative si riaprono da sole: chiusa l'attività, se restano scadenze da coprire ne nasce una nuova al controllo successivo.
🎓 Formazione
| Attività | Quando nasce | Scadenza | Grana | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Invio cataloghi | 1 dicembre e 1 giugno. In checklist i tre invii del semestre: alle aziende, il caricamento sul sito, l'invio a potenziali clienti e commercialisti | Il 15 dello stesso mese | Una per semestre | Attiva |
| Programmazione calendario | 1 ottobre e 1 aprile. In checklist le due richieste di disponibilità da inviare, alle aule e ai docenti | Il 15 dello stesso mese | Una per semestre | Attiva |
| Sollecito iscrizioni | 15 giorni prima dell'inizio, per le sessioni a catalogo organizzate da Form-azione che hanno lavoratori da sollecitare e per cui nessun sollecito è ancora partito | La data di inizio | Una per sessione | Attiva |
| Preparazione materiale corso | 7 giorni prima dell'inizio, per tutti i corsi. In checklist la preparazione del materiale e l'accordo sulla consegna | La data di inizio | Una per sessione | Attiva |
| Comunicazione ATS avvio corso | 15 giorni prima dell'inizio, per i corsi accreditati ATS | - | Una per sessione e corso | Da attivare |
| Comunicazione ATS fine corso | 15 giorni dopo la chiusura, per i corsi accreditati ATS | - | Una per sessione e corso | Da attivare |
| Pratiche di fine corso | Il giorno dopo che tutte le presenze della sessione risultano registrate | 7 giorni dopo | Una per sessione | Attiva |
"Preparazione materiale corso" è un'attività interna e non va confusa con l'email "Giornate da preparare" che arriva al docente a 7 e a 2 giorni (vedi Docenti e aule). Quella al docente segnala una giornata ancora senza argomenti e senza test nella sua area; questa ricorda a chi organizza di preparare il materiale e di accordarne la consegna.
💶 FondItalia
| Attività | Quando nasce | Scadenza | Grana | Stato |
|---|---|---|---|---|
| Sollecito iscrizioni sportello | 10 giorni prima dell'apertura dello sportello, se ci sono corsi FondItalia sotto il minimo iscritti non ancora legati a un progetto. In checklist i corsi | L'apertura dello sportello | Una per sportello | Attiva |
| Caricamento nuovi progetti | Il giorno dell'apertura dello sportello | La chiusura dello sportello | Una per sportello | Attiva |
| Chiusura sportello | 5 giorni prima della chiusura | La chiusura dello sportello | Una per sportello | Attiva |
| Allegati D mancanti | 15 giorni prima del termine di ricezione plichi. In checklist le aziende che non hanno ancora mandato l'Allegato D | Il termine plichi | Una per progetto | Attiva |
| Invio plichi | 10 giorni prima del termine di ricezione plichi. In checklist i progetti presentati sullo sportello | Il termine plichi | Una per sportello con progetti | Attiva |
| Incarichi docenti e tutor, registri con vidima | Il giorno dopo l'approvazione del progetto | 3 giorni lavorativi | Una per progetto | Attiva |
| Rendicontazione in scadenza | 30 giorni prima della scadenza di rendicontazione, anche per un progetto senza referente | La scadenza di rendicontazione | Una per progetto | Attiva |
| Preparazione modelli 2 | 30 giorni dopo la fine del corso. In checklist le aziende senza Modello 2 | 60 giorni dopo la fine del corso | Una per progetto | Attiva |
| Chiudere il progetto non ancora rendicontato | 11 mesi dopo l'approvazione | 12 mesi dopo l'approvazione | Una per progetto | Attiva |
⚡ Casi particolari
- Date mancanti. Un'attività nasce solo se il dato che la fa scattare c'è: una convenzione senza data di fine, uno sportello senza termine plichi o un progetto senza scadenza di rendicontazione non producono nulla. Tieni aggiornate le date sulle anagrafiche.
- Rendicontazione chiusa in anticipo. Puoi chiudere l'attività "Rendicontazione in scadenza" appena la rendicontazione è fatta: non ne nasce un'altra. Una nuova arriva solo se la scadenza del progetto cambia, e solo quando l'attività precedente è chiusa.
- Comunicazioni ATS. Sono configurate e pronte, ma spente: l'accensione la fa il fornitore, su conferma.
- Il testo dell'attività lo mantiene il fornitore. Oggetto e descrizione dei template si riallineano a ogni aggiornamento del sistema; l'assegnatario invece resta quello impostato.
🔗 Vedi anche
- Panoramica notifiche - le due forme di notifica e dove vedere lo storico.
- Convenzioni - la data di fine validità che fa scattare il rinnovo.
- Ruoli esterni - gli incarichi RSPP esterni.
- Progetti e fasi - sportelli, approvazione e rendicontazione.