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Documenti di progetto

🔗 Apri nel BackOffice​

  • Tipi documento
  • Enti attuatori - l'archivio dei documenti di periodo dell'ente (F24, estratto conto, cedolone), sotto Configurazione → FondItalia.
  • Scheda progetto - i documenti di progetto, azienda, staff e spesa si gestiscono dalle card della scheda (Documenti, Aziende partecipanti, Spese): non hanno una voce di menu propria.

🎯 Cosa fa​

Gestisce la documentazione richiesta da FondItalia lungo il ciclo di vita del progetto: documenti aziendali (visura, DURC, delega, dichiarazioni aiuti), documenti di progetto (programma formativo, declaratorie ruoli docenti, ecc.), documenti di staff (CV, contratti, cedolino), documenti dell'Ente Attuatore (F24, estratto conto, cedolone) e documenti d'incarico (ordine di servizio, time sheet). L'anagrafica tipi di documento (documentTypes) classifica cosa è richiesto a chi.

🧩 Concetti chiave​

OggettoCosa rappresenta
Tipo documentoCategoria nell'anagrafica: codice, nome, soggetto (azienda, progetto, docente, modulo, sessione, corsista, spesa, variazione, staff, ente, incarico).
Documento aziendaDocumento allegato per una specifica azienda di progetto (Allegato D, elenco corsisti, modello 2, F24 quietanzato, cedolone).
Documento progettoDocumento legato al progetto complessivo (programma, delibere, allegati).
Documento corsistaDocumento del singolo lavoratore iscritto al progetto (es. busta paga a giustificazione del cofinanziamento).
Documento staffDocumento della persona di staff EA (CV, contratto, autodichiarazione CCNL, cedolino, prospetto costo orario), riusabile su tutti i progetti a cui la persona lavora.
Documento ente attuatoreDocumento dell'Ente Attuatore stesso, non di una persona né di un progetto: F24 quietanzato, estratto conto, cedolone annuale. Uno per ente per periodo, condiviso da tutti i progetti dell'ente.
Documento incaricoDocumento legato al singolo incarico (una riga di Staff progetto: una persona su un progetto, con un ruolo): ordine di servizio, time sheet. Non è riusabile fra progetti, né fra i due o più incarichi che la stessa persona può avere sullo stesso progetto.
Stato documentoNon è un ciclo di stati, ma una presenza: Fatto se il file c'è, altrimenti Obbligatorio mancante o Facoltativo mancante a seconda di come è configurato il tipo documento per quella fase.

🕒 Quando usarlo​

  • Censire un nuovo tipo di documento richiesto.
  • Vedere, fase per fase, quali documenti mancano e quali sono già allegati.
  • Allegare il file concreto del documento al record.

👣 Passi principali​

Censire un tipo documento​

  1. Menu Formazione finanziata → Tipi documento.
  2. Compila:
    • Codice (es. VISURA_CAMERALE)
    • Nome (es. "Visura camerale")
    • Soggetto (azienda, progetto, docente, modulo, sessione, corsista, spesa, variazione, staff, ente, incarico)
    • Descrizione (opzionale)
  3. Salva.

Un tipo documento censito non compare da nessuna parte finché non viene richiesto da una fase: è il requisito di fase a dire quale tipo serve, in quale fase, se è obbligatorio e se blocca l'avanzamento. Vedi Progetti e fasi.

Allegare un documento di un'azienda​

I documenti si gestiscono dal fascicolo di fase, non dalla card Aziende partecipanti (che mostra solo l'elenco delle aziende).

  1. Apri la scheda progetto e clicca Gestisci fasi e documenti.
  2. Scegli la fase: per ciascuna vedi l'elenco dei tipi documento previsti, con il loro stato - ● Fatto, ○ Obbligatorio mancante, ⚠ Facoltativo mancante.
  3. Sulla riga del documento che ti serve, allega il file (o generalo, se il tipo prevede un modello).

Non c'è uno stato da avanzare a mano: appena il file è allegato, la riga passa a Fatto.

I blocchi della pagina fase​

La pagina Fasi e documenti non mostra un elenco unico: mostra più blocchi, uno per soggetto, perché FondItalia chiede gli stessi giustificativi a soggetti diversi (l'azienda beneficiaria, l'Ente Attuatore, la singola persona, il singolo incarico) e ognuno ha una sua grana.

  1. Documenti di progetto - uno per tipo, valgono per il progetto nel suo insieme.
  2. Documenti per azienda - una matrice tipo × azienda partecipante: il documento va caricato per ciascuna azienda, e la fase è completa solo quando ci sono tutti.
  3. Documenti per dipendente - la stessa matrice sui lavoratori iscritti al progetto, raggruppata per azienda (un'intestazione di riga per azienda, non più un unico elenco ordinato per cognome). Se nessun lavoratore è iscritto il blocco lo dice esplicitamente: non c'è nulla da caricare finché non ci sono iscritti. Accanto ai documenti c'è una colonna modificabile, Costo orario lordo: il costo orario lordo del dipendente, registrato per questo progetto. Lo stesso lavoratore su due progetti diversi può avere valori diversi, e cambiarlo su un progetto non tocca l'altro.
  4. Documenti per voce di spesa - la stessa matrice, raggruppata per capitolo di spesa: sulla riga della spesa vedi i tipi (fattura, lettera di incarico docenza, distinta di pagamento, ordine d'acquisto) previsti per quella categoria. A differenza degli altri blocchi non sono mai obbligatori: il catalogo li propone come caselle sempre disponibili, non come un requisito che la fase controlla. Proprio perché non sono un requisito, il blocco compare solo dove la fase qualche documento lo chiede: su una fase che non ne chiede nessuno la pagina lo scrive e basta.
  5. Documenti per persona di staff, Documenti dell'Ente Attuatore, Documenti per incarico - non sono una matrice tipo × entità come sopra: per ciascuna persona, per l'ente e per ciascun incarico compare un pannello dedicato con una casella per tipo (con anno, o anno e mese, dove il tipo lo richiede). Sulla persona il cedolino è mensile e il prospetto costo orario lordo è annuale; sull'Ente Attuatore F24 ed estratto conto sono mensili, il cedolone è annuale - stesso tipo di periodicità, soggetti diversi: non confondere il cedolino (persona, mensile) con il cedolone (ente, annuale). Sono gli stessi documenti gestibili anche dalla scheda Enti attuatori → step Documenti (per l'ente) e dalla card Staff progetto della scheda progetto → step Documenti, che mostra affiancati il pannello della persona e quello dell'incarico: il fascicolo di fase ne è una vista in più, non una copia - caricare da un posto o dall'altro aggiorna lo stesso archivio.

Quando una fase non richiede alcun documento la pagina lo scrive, invece di mostrare blocchi vuoti.

F24 quietanzato, estratto conto e cedolone annuale del personale interno non sono documenti di progetto, azienda o persona: sono dell'Ente Attuatore. Si caricano una volta per periodo (F24 ed estratto conto per mese, il cedolone per anno) sulla scheda dell'ente in Configurazione → FondItalia → Enti attuatori, step Documenti - non su ogni progetto, e non sulla persona che ha materialmente firmato l'operazione. Da lì sono già a posto per tutti i progetti di quell'ente: il blocco Documenti dell'Ente Attuatore del fascicolo di fase mostra lo stesso archivio filtrato sull'ente del progetto, non una copia da ricompilare progetto per progetto.

Documenti staff caricati prima di questa distinzione per tipo​

Prima che i documenti del personale EA fossero organizzati per tipo (CV, contratto, cedolino, abilitazioni...), venivano caricati tutti in un contenitore generico, senza distinzione. Quei file restano archiviati e consultabili esattamente come prima, ma il controllo di fase ora riconosce solo i documenti caricati nella categoria tipizzata giusta: un file finito nel contenitore generico non risulta a nessun tipo, quindi il fascicolo di fase lo segnala come mancante, anche se in realtà è già stato caricato da qualche parte.

Non esiste una conversione automatica che sposti questi file nella categoria giusta: da un documento generico non si può dedurre né di che tipo sia (CV? contratto? cedolino?), né - nel caso del cedolino - a quale mese e anno si riferisca. Serve occhio umano.

Per sistemare un documento del genere, vai su Formazione finanziata → Personale EA, apri i Dettagli della persona, tab Documenti staff, e ricarica il file scegliendo il tipo corretto (per il cedolino, anche anno e mese di competenza). Finché non lo fai, la riga di quel documento resta segnata come mancante nel fascicolo di fase - ma questo non blocca l'avanzamento della fase: è solo un promemoria di cosa va riordinato.

Generare un documento invece di caricarlo​

Alcuni tipi documento sanno generarsi da soli: sulla riga, accanto al caricamento, compare il pulsante di generazione. Ci sono due modi, decisi nell'anagrafica del tipo:

  • Da report - il tipo è collegato a un report che costruisce il documento con i dati veri del progetto.
  • Da modello - il tipo è collegato a una cartella di modelli: scegli quale usare e il sistema ne produce una copia.

In entrambi i casi, se il tipo è configurato per archiviare il generato, il documento non viene solo scaricato: resta allegato al progetto e la riga passa a Fatto. Se non lo è, il file ti viene consegnato e basta - dovrai caricarlo tu, eventualmente dopo averlo firmato.

L'archiviazione automatica è ammessa sui documenti di progetto (sempre) e su quelli di azienda, quando si genera dalla riga della singola azienda - cioè sempre, nell'uso normale: il bottone di generazione vive proprio lì, quindi l'entità su cui archiviare c'è già. Sugli altri soggetti (corsista, staff...) non è ammessa: non hanno un'entità implicita su cui archiviare - per quale lavoratore? Un tipo con soggetto non supportato configurato per archiviare è un errore di configurazione, e la generazione si ferma con un messaggio che lo dice.

Riusare un documento già archiviato su una voce di spesa​

Aprendo una voce di spesa (dalla griglia Spese o dal foglio di rendicontazione), lo step Documenti di spesa del popup non è solo un upload: in cima propone, dove pertinente, i documenti già archiviati altrove che quella spesa può riusare senza ricaricarli:

  • Cedolino della persona collegata alla spesa - solo se la spesa ha una persona di staff associata.
  • Modello F24 quietanzato ed estratto conto dell'Ente Attuatore del progetto.

Scegliendo un documento dalla lista lo agganci alla spesa con un clic; un documento già agganciato sparisce dalla lista (non lo riproponi due volte). Sotto queste caselle, la griglia normale ti lascia caricare i documenti che appartengono solo a questa spesa - fattura, lettera di incarico docenza, distinta di pagamento, ordine d'acquisto - e che quindi non hanno un archivio da cui pescare.

È lo stesso meccanismo, e lo stesso archivio, delle schede Enti attuatori → step Documenti e Staff progetto → step Documenti descritte sopra: cambia solo il punto di ingresso.

L'elenco corsisti nella fase "Invio allegati alle aziende"​

In questa fase, nel blocco aziende (matrice tipo × azienda), sulla riga dell'azienda, colonna Elenco corsisti per azienda, il bottone genera - per quell'azienda - un foglio Excel con i dati dei suoi corsisti nel progetto. Il file si archivia da solo: non c'è nulla da caricare a mano, e la cella passa a Fatto appena generato.

L'altra riga della fase, l'azione Plichi inviati a Fonditalia, resta una spunta manuale: si conferma quando il plico cartaceo/digitale è stato inviato al fondo - non alle aziende, come diceva in passato un'etichetta imprecisa.

Tre colonne dell'elenco corsisti restano sempre vuote

Nel foglio generato, le colonne RESIDENTE A, IN VIA e TIPO DI CONTRATTO escono sempre vuote. Non è un errore: il prodotto non registra l'indirizzo di residenza del lavoratore (la sede collegata è quella di lavoro, non di residenza) né un "tipo di contratto" - il CCNL è il contratto collettivo applicato dall'azienda, una cosa diversa. Le colonne restano nel foglio perché il tracciato è un modello fisso concordato con FondItalia: toglierle produrrebbe un file che non corrisponde più al formato richiesto. Popolarle richiederebbe di raccogliere questi dati sul lavoratore, che oggi il prodotto non prevede.

🗂️ Campi chiave​

Tipo documento​

CampoObbligatorioNote
CodiceSìStringa stabile.
NomeSìDescrizione.
SoggettoSìA chi si riferisce.
DescrizioneNoLibera.
AttivoNoDefault: sì.

Documento allegato​

Non c'è un record "documento" con un proprio stato: c'è il file archiviato e il legame col soggetto. Quello che vedi come stato nella matrice di fase è calcolato:

Cosa vediCosa significa
● Fattoper quel soggetto esiste almeno un file di quel tipo
○ Obbligatorio mancanteil requisito di fase è obbligatorio e il file non c'è
⚠ Facoltativo mancanteil requisito non è obbligatorio e il file non c'è

Alcuni tipi ammettono più file per lo stesso soggetto (es. i certificati di assenza a supporto di un ritiro); altri uno solo.

⚡ Casi particolari​

  • Documento condizionato dal regime aiuto. Alcune dichiarazioni (de minimis vs aiuti formazione) sono richieste solo per il regime corrispondente. Il sistema non le suggerisce automaticamente - gestione manuale.
  • Documento scaduto. Per i documenti con validità temporale (il DURC dura 4 mesi, la visura 6 mesi) non esiste uno stato scaduto automatico: il sistema vede il file e lo considera presente. Il controllo della validità resta a chi gestisce il fascicolo.
  • Documento consegnato cartaceo. Finché non ne carichi la scansione, la riga resta mancante: non c'è modo di dichiarare «ricevuto ma non digitalizzato».
  • Nessun iscritto, nessun documento per dipendente. Il blocco corsisti resta vuoto finché non ci sono lavoratori iscritti al progetto: non è un errore.
  • Il cedolino proposto su una spesa non è filtrato per mese. Se la persona ha più cedolini archiviati, la casella li mostra tutti indipendentemente dal mese della spesa: verifica tu quale sia quello giusto prima di agganciarlo. Il picker di F24 ed estratto conto, invece, propone solo quelli del mese della spesa (quando la spesa ha una data).

🔗 Vedi anche​